공무원 시기 별 업무 : 새내기 시기(봄)4
공문서 이해
지방자치단체에서 생활을 처음으로 시작하는 새내기 지방공무원들이 조직에 빨리 적응하기 위해서는 주어진 업무들을 다른 동료들보다 먼저 숙지하고 이를 충분히 이해하고 원만하게 수행하는 것이 무엇보다도 중요하다고 생각합니다. 그럼에도 불구하고 지방자치단체에서 근무한 경험들이 짧은 새내기 지방공무원들이 동료들과 관계를 원만하게 하기도 어려운데 자신에게 주어진 업무들을 동료들보다 빨리 파악하고 수행한다는 것이 다소 어렵고 힘들게도 느껴질 것입니다. 새내기 지방공무원으로 생활에 익숙하지 않고 지방자치단체의 분위기에 적응하기도 어려운데 주어진 업무들을 빠른 시간에 숙지하고 이를 원만하게 하는 것이 어렵다는 것을 너무도 잘 알고 있습니다. 새내기 지방공무원이라면 누구나 같은 어려움들을 겪고 있으므로 처음부터 너무 실망하지 말고 차분하게 생활한다면 이러한 어려움들을 쉽게 극복할 수 있으므로 인내심을 가지고 근무하시면 좋겠습니다.
본 단원에서는 지방공무원으로 근무하기 시작하는 새내기 지방공무원에게 무엇보다도 중요한 공문서에 관해서 알아보고자 합니다. 새내기 지방공무원들이 처음으로 접하는 공문서에 관해서 잘 이해하고 있으면 자신에게 주어진 업무들을 동료들보다 원만하게 이행하는 데 큰 도움이 될 것이라고 확신합니다. 새내기 지방공무원들이 처음으로 접하게 되는 공문서에는 조직을 효율적으로 운영하는 데 필요한 공문서와 조직 외부와 관련한 내용들이 복합적으로 반영된 공문서들이 있습니다. 새내기 지방공무원들이 처음으로 접하게 되는 공문서들을 한꺼번에 이해하고 숙지하는 것이 다소 어려울 수 있을 것입니다. 새내기 지방공무원들이 이러한 어려움들을 빨리 극복하기 위해서 시도해 볼 수 있는 가장 좋은 방법은 전임자가 작성하고 관리하던 공문서들을 차분한 마음으로 여러 번 반복해서 읽어 보고 이들을 종류별로 분류하는 작업을 해 보라고 권하고 싶습니다. 새내기 지방공무원들이 조직 전체의 메커니즘을 정확하게 이해하지 못한 상태에서 업무와 동떨어진 공문서들을 이해하려고 노력하는 것보다 담당하고 있는 업무와 관련되는 공문서들을 주의 깊게 살펴본다면 공문서에 나타난 용어나 내용들이 생소하지 않아서 공문서에 친근감이 높아지고 이를 쉽게 이해할 수 있는 계기가 될 것입니다.
전임자가 작성했거나 관리하던 공문서들을 유형별로 분류해 본다면 업무와 관련되는 공문서의 종류에는 어떠한 것들이 있고 또한 어떤 목적으로 작성하였는지 쉽게 파악할 수가 있을 것입니다. 이러한 방법으로 자신의 업무와 관련되는 공문서들을 이해하고 난 다음에 여러 유형의 공문서들을 익히면 좋을 것입니다. 공문서를 분류할 때 공문서의 유형만을 보지 말고 공문서에 나타난 행정용어나 작성유형들을 동시에 공부하면 더욱 좋겠습니다. 이러한 과정을 통하여 자신의 업무와 관련된 공문서들과 익숙해졌다면 다른 부서에서 생산한 여러 유형의 공문서에도 쉽게 접근할 수 있을 것입니다. 이렇게 되면 공문서에 나타난 용어들을 제대로 이해할 수 있게 되므로 공문서에 관한 이해의 폭은 더욱 넓어질 것입니다.
새내기 지방공무원들이 접하게 되는 공문서의 종류는 많으나 무엇보다도 우선 관심을 가지고 알고 있어야 하는 공문서의 종류에는 보고서, 계획서, 기안문, 시행문이라고 생각됩니다. 새내기 지방공무원들은 이와 같은 공문서에 관심을 집중해서 구성 형식과 작성 방법 등을 숙지하고 이해하는 것이 좋겠습니다. 지방자치단체에서 조직을 운영하는 방법은 주로 공문서를 통해서 이루어지고 있기 때문입니다. 공문서를 통해서 조직을 운영하는 이유는 사후에 책임소재를 명확하게 하는 것도 있겠지만 지방자치단체라는 큰 조직을 효율적으로 운영하기 위한 수단입니다. 지방자치단체에서 사소한 내용까지 회의라는 형식을 통해서 지방공무원들에게 의사들을 전달하는 것은 시간 낭비이고 비효율적이기 때문입니다. 새내기 지방공무원들이 가능하다면 빨리 공문서와 친숙한 관계를 맺어야만 지방자치단체의 메커니즘을 바르게 파악하고 다른 부서에서 추진하는 업무들도 쉽게 이해할 수 있습니다. 그리고 지방자치단체와 관련이 있는 기관에서 시행하고 있는 업무들도 수월하게 파악할 수가 있을 것입니다. 따라서 새내기 지방공무원들은 공문서를 통하여 조직 내부와 외부에서 일어나고 있는 내용들을 빠르고 쉽게 이해하게 될 것입니다.
새내기 지방공무원들이 공문서들을 충분히 이해하였다면 담당하고 있는 업무의 내용들을 다른 부서나 기관에 정확하게 전달할 수 있는 여러 종류의 공문서들을 생산할 수가 있게 될 것입니다. 지방공무원들이 생산하는 공문서의 종류들이 많이 있겠지만 새내기 지방공무원들이 가장 많이 접하고 이를 정확하게 이해하고 있어야 하는 공문서에는 보고서, 계획서, 기안문, 시행문 등이라고 이야기를 한 바 있습니다.
공문서 작성 요령 1
먼저 보고서에 관하여 이야기해 본다면 지방공무원들은 상사로부터 업무지시를 받든지 상부 기관에서 시달되는 공문서에 어떤 내용을 파악하여 이를 보고하라는 공문서들을 받게 될 것입니다. 이때 새내기 지방공무원들은 보고서라는 공문서를 작성하게 될 것입니다. 보고서를 올바르게 작성하는 방법에 관하여 알아보면 먼저 보고서를 작성하게 된 근거가 되는 규정들을 기록하게 됩니다. 이는 결재권자들이 이 보고서가 어떠한 근거로 작성되었는지 쉽게 알 수 있도록 하는 동시에 사후에 이 공문서 처리에 대한 책임소재를 규명하는 데에도 이용될 것입니다. 그러므로 새내기 공무원들이 보고서를 작성할 때 가장 먼저 기록하는 내용입니다. 다음으로 보고서에 보고할 내용을 상세하게 기록하게 되는데 이는 보고할 내용들을 육하원칙에 맞도록 배열하는데 이것이 보고서에서 중요한 내용이 됩니다. 보고서를 작성하는 형식의 우선순위를 알아보면 먼저 보고서를 작성하게 된 근거 규정이 무엇인지 보고서의 최상단에 기술하고 다음으로 보고하고자 하는 내용들을 육하원칙에 맞도록 배열만 하면 됩니다.
그런데 새내기 지방공무원들이 작성한 보고서를 검토해 보면 주로 현재의 사실들을 두서없이 나열만 한 보고서들이 주류를 이루고 있고 관리자로부터 지시받은 내용이나 상부 기관에서 요구하는 중요한 사항들이 보고서에 빠져 있어 알맹이가 없는 보고서가 대부분을 차지하고 있는 것이 현실입니다. 이는 새내기 지방공무원들이 보고서를 작성하는 취지를 정확하게 파악하지 못했거나 상부 기관에서 시달되는 공문서의 내용을 정확하게 이해하지 못했기 때문입니다. 좋은 보고서를 작성하기 위해서는 보고서를 작성하는 취지를 파악하고 이를 정확하게 이해하는 것이 무엇보다도 중요하다고 하겠습니다. 이를 위해서는 보고서를 작성하게 된 근거 규정이나 배경들을 정확하게 숙지한 연후에 이에 맞게 보고서를 작성하면 되는 것입니다. 보고서를 작성하는 근거를 정확하게 이해했으면 다음으로 보고서에 담겨야 할 내용들을 육하원칙에 맞게 일목요연하게 나열만 하면 되는 아주 쉬운 일입니다. 보고서에 담겨야 할 내용들을 일목요연하게 배열하는 방법은 우리가 너무나 잘 알고 있는 문서작성 원칙에 따라 사실관계를 육하원칙에 맞도록 조리가 있게 표현한다면 그것이 훌륭한 보고서가 되는 것입니다.