공무원 시기 별 업무 : 새내기 시기(봄)5
공문서 이해 2
계획서 작성 요령
둘째 새내기 지방공무원들이 다소 어렵게 생각하는 계획서 작성에 관해서 알아보고자 합니다. 새내기 지방공무원들이 지방자치단체에서 계획서를 작성하는 이유를 올바르게 이해하고 있으면 계획서를 작성하는 것이 어렵지 않다는 것을 쉽게 알 수 있고 새내기 지방공무원들이 계획서를 작성할 시에 많은 도움이 될 것이라고 확신합니다. 그러므로 계획서를 작성하는 이유를 알아보고 계획서 작성하는 방법에 대해서는 다른 단원에서 이야기하고자 합니다. 대부분 새내기 지방공무원들은 계획서를 작성하는 일이 어렵다거나 다소 부담스러운 일로 생각하는 경향들이 있습니다. 이는 지방자치단체에서 생산하는 계획서에는 조직을 효율적으로 운영하는데 필요한 사항들이 복합적으로 포함되어 있기 때문입니다. 그리고 근무경력이 짧은 지방공무원들은 자신의 업무와 관련하여 유관부서의 역할과 업무에 대한 충분한 이해가 없는 상황에서 업무와 관련된 세련된 계획서를 작성하기란 다소 어려운 것이 사실입니다. 그리고 새내기 지방공무원들이 계획서를 작성하는 이유에 대한 충분한 이해도가 부족하므로 계획서의 작성이 더 어려울 수도 있을 것입니다. 그러므로 새내기 지방공무원들이 작성한 계획서가 상대방들에게 충분히 공감을 주는 내용들을 바르게 담지 못하는 것은 너무도 당연한 현상입니다.
새내기 지방공무원들은 지방자치단체라는 조직 운영의 메커니즘과 여러 부서에서 수행하는 업무 내용들과 추진과정들이 어떻게 진행되고 있는지 정확하게 알고 있지 않을 뿐만 아니라 지방자치단체와 관련된 여러 기관에서 수행하고 있는 업무들도 완전히 숙지하지 못하는 상태일 것입니다. 이러한 상태에서 새내기 지방공무원들이 빠른 시간에 이러한 난관들을 슬기롭게 헤쳐 나아가기 위해서는 앞에서도 이야기하였듯이 지방자치단체에서 생산되는 계획서들을 유형별로 분류한 다음에 반복하여 읽고 충분히 이해하는 것이 계획서를 전달받는 상대방들이 공감할 수 있는 계획서를작성할 수 있는 지름길이라고 생각됩니다. 새내기 지방공무원들이 유형별로 분류된 계획서들의 작성 형식과 방법들을 충분히 이해한다는 것은 상대방에게 공감을 주는 계획서를 작성하는 데 무엇보다도 필요합니다. 상대방에게 공감을 주는 계획서를 작성하기 위해서는 이러한 이해력을 바탕으로 유형별로 분류한 계획서들의 작성 형식과 방법들을 벤치마킹하여 자신의 것으로 만들어 가는 과정들이 필요합니다. 다른 지방공무원들이 작성한 계획서들을 벤치마킹하여 자신의 것으로 만든 다음에는 직접 계획서를 작성하는 연습을 해 보는 것입니다. 계획서를 작성하는 연습 시 다른 지방공무원들이 작성한 계획서를 보지 말고 백지상태에서 처음부터 작성해 보고 이들과 비교해 보는 습관을 기른다면 계획서 작성 방법을 빠르게 습득할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 새내기 지방공무원들이 계획서의 작성 형식과 방법을 충분히 이해한 다음 자신이 담당하고 있는 업무와 관련된 계획서들을 작성하게 된다면 상대방에게 충분히 공감을 줄 수 있는 훌륭한 계획서를 작성할 수가 있을 것입니다. 이를 통하여 부서별로 추진하고 있는 업무 내용들도 빠르게 숙지할 수 있고 조직 전체에 대한 이해도가 높아져 조직 운영의 메커니즘 쉽게 이해하게 될 것입니다.
새내기 지방공무원 시절에 조직 전체를 총괄하는 총무부서나 기획부서에서 근무했던 지방공무원들이 상대적으로 적응하는 능력이 빠른 이유는 지방자치단체 전체의 운영 메커니즘과 여러 부서에서 수행하는 업무들을 한눈에 파악하고 있기에 가능한 일입니다. 이들에게 어떤 업무가 맡겨져도 조금도 두려워하지 않고 이를 슬기롭게 해결해 나가는 것을 볼 수가 있습니다. 이들은 업무와 관련되는 유관부서의 업무 내용들을 상세히 알고 있어서 쉽게 이들의 업무협조를 받아서 그 업무를 원만하게 수행할 수 있는 이유입니다. 이러한 새내기 지방공무원들은 여러 부서에서 작성된 계획서들이 어떠한 목적으로 작성되는지 올바르게 이해하고 있으므로 두려움이 없이 다른 업무들도 이에 맞게 수월하게 진행할 수 있습니다. 이러한 새내기 지방공무원들은 계획서를 작성하는데 자신감이 있으므로 어떠한 업무들이 맡겨지더라도 두려움이 없이 이를 원만하게 수행할 수 있는 능력이 있어서 향후 훌륭한 지방공무원으로 성장할 수 있는 계기가 될 것입니다.
새내기 지방공무원들은 무엇보다도 먼저 지방자치단체의 운영 메커니즘과 부서별로 수행하고 있는 업무들을 파악한 다음에 지방자치단체와 관련되는 기관에서 생산되는 공문서들을 유형별로 분류하고 이들의 작성 형식을 벤치마킹한다면 공문서들을 잘 이해할 수 있을 것입니다.
기안문 및 시행문 작성 요령
셋째로 새내기 지방공무원들이 알고 있어야 하는 기안문을 작성하는 방법에 관해서 알아보고자 합니다. 기안문을 작성하기 위해서는 기안문의 제목을 정해야 하는데 제목은 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 상대방에게 전달하고자 하는 내용들을 함축적으로 표현하면 됩니다. 그러므로 기안문 제목을 선정할 때는 많은 고민이 필요합니다. 기안문의 제목이 정해지면 기안문에 들어가는 내용으로 작성하는 근거를 간략하게 언급하고 난 다음에 기안문에 포함될 내용들을 육하원칙에 맞도록 이를 잘 배열하면 됩니다. 이 문서가 상부 기관에 보고하는 문서인지 아니면 조직 내부의 부서로 전달되는 문서인지를 구별하고 수신부서를 지정하고 첨부물이 있으면 이를 첨부하면 끝이 납니다.
기안문을 작성한 이후에 기안문 결재선을 지정하게 되는데 이는 위임전결 규정을 참고하면 됩니다. 새내기 지방공무원들은 결재선에 대하여 별다른 검토도 없이 전임자가 작성한 선례를 답습하는 경우들이 대부분입니다. 전임자가 작성한 선례를 따라서 결재선을 지정하는 경우 실수를 하는 사례들이 많이 있습니다. 새내기 지방공무원들은 간단한 내용의 기안문이 아니면 위임전결과 관련된 규정들을 찾아보고 결재를 올리는 습관을 새내기 지방공무원 시절부터 습관을 기르는 것이 좋겠습니다. 어떤 새내기 지방공무원들은 업무의 책임 소재가 두려워서 기안문의 결재선을 무조건 상위직급으로 올리는 경향이 있는데 이는 결재과정이 많음에 따라 업무를 처리하는 속도를 느리게 할 뿐만 아니라 자신이 담당하고 있는 업무에 대한 소신이 없다는 뜻이 되므로 새내기 지방공무원이 이러한 자세로 담당업무들을 처리하는 것은 지방공무원으로서 올바른 자세가 아니므로 자제하는 것이 좋겠습니다.
마지막으로 시행문에 대해서 알아보고자 합니다. 시행문은 글자에서 나타나듯이 결재가 완료된 문서를 시행하는 문서이므로 기안문의 내용과 같게 작성되어야 하는 것은 너무도 당연한 일입니다. 아울러 첨부할 내용이 있으면 이들을 빠짐없이 첨부하고 시행문을 발송할 부서나 기관을 정확하게 지정하고 발송하면 되는 아주 쉬운 작업입니다. 요즈음 기안문을 작성하고 결재를 득하게 되면 시행문과 이를 시행하는 부서나 기관이 시스템을 통하여 자동으로 처리되고 있으므로 이를 과도하게 지정하는 경우들이 많이 있습니다. 따라서 지방자치단체에서 생산하는 문서가 업무와 관련이 없는 부서나 기관에 무분별하게 발송되는 사례가 많이 있어서 공문서의 홍수 시대를 맞이하고 있는데 이는 아주 잘못된 지방행정의 사례라고 할 수가 있습니다. 이러한 일이 발생하지 않도록 새내기 지방공무원은 그 문서가 필요 없는 부서나 기관에까지 발송되지 않도록 주의하면 좋겠습니다.