공무원 시기 별 업무 : 새내기 시기(봄)7
업무일지
새내기 지방공무원들에게는 지방자치단체에서 생활하는 과정에서 새로운 관계들을 만들어 가야 하고 지방공무원으로서 새롭게 숙지하여야 할 업무들이 많이 주어지는 것이 현실입니다. 새내기 지방공무원들이 어려움을 겪고 있는 것은 자신에게 주어진 업무의 처리 시기나 순위를 정하는 일이 어렵고도 힘든 일 중에 하나일 것입니다. 새내기 지방공무원들은 주어진 일을 시기에 맞게 처리하는 것이 처음에는 다소 어려운 일입니다. 그럼에도 불구하고 당면한 업무를 시기에 맞게 처리하기 위하여 꾸준히 노력을 계속하다가 보면 자신도 모르는 어느 순간에 어렵고 힘들게 느껴졌던 일들을 아주 수월하게 해결하는 방법들을 터득할 수 있는 계기가 있을 것입니다. 이러한 과정을 반복하여 진행하다가 보면 본인들에게 어렵고 힘들게 느껴졌던 업무들이 어느새 친숙해지고 수월하게 진행되는 경험을 하게 될 것입니다.
지방자치단체마다 정기적으로 추진하여야 하는 업무들이 정해져 있으므로 이를 매년 이들을 반복하여 추진하고 있습니다. 매년 정기적으로 추진업무는 대부분 시간의 구분이 년 단위를 정기적으로 추진하여야 하는 장기적인 업무가 있고, 반기 단위의 업무, 분기 단위 업무, 월 단위 업무, 주 단위 업무 등 추진 시기가 거의 정해져 있습니다. 따라서 지방공무원들은 정기적인 업무들은 이 시기에 맞게 매년 반복하여 수행하게 될 것입니다. 지방공무원들이 정기적으로 추진해야 하는 업무들은 자신의 업무 형편에 맞게 처리시기를 예측하고 조절하면서 추진할 수가 있습니다. 그런데 수시로 발생하는 파생 업무와 갑자기 다수인 민원이 발생한 업무들은 전혀 예측하지 못한 상황에서 발생하게 될 것입니다. 이때 새내기 지방공무원들이 순발력 있게 업무처리 우선순위를 쉽게 정하지 못하고 우왕좌왕하다가 중요한 업무의 처리시기를 놓치는 경우가 종종 발생하여 지방자치단체에 큰 문제들이 일어나기도 합니다. 새내기 지방공무원들이 이러한 어려움들을 슬기롭게 극복하기 위해서 지방공무원 근무하는 초기부터 업무일지를 쓰는 습관을 기르는 것이 하나의 방법이 될 수도 있을 것입니다.
새내기 지방공무원의 업무처리 시기 관리
대부분 새내기 지방공무원들이 담당업무들의 순위를 정하여 처리하기보다는 관리자들의 업무지시나 민원이 발생하여 급하게 처리해야 하는 업무들을 우선으로 처리하는 경향이 아주 강하다고 하겠습니다. 이러한 방법으로 업무들을 처리하다 보면 자신에게나 지방자치단체에 아주 중요한 업무를 처리하는 데 아주 중대한 실수하는 경우들이 가끔 발생할 것입니다. 예를 들면 중앙부서에 예산을 신청하기 위해서는 일정한 규모 이상의 사업은 예산의 신청에 앞서 투자심사 등 사전절차를 철저히 이행하여야 하는데 지방공무원 생활이 짧은 새내기들은 업무의 경중이나 우선순위를 판단하기 어려워서 중요한 업무의 추진 시기를 지키지 못하고 엄청난 실수를 저지르고 지방자치단체의 운영에도 큰 문제를 일으키는 경우가 가끔 있습니다.
새내기 지방공무원들이 이러한 실수를 반복하지 않기 위해서는 앞에서도 이야기하였듯이 짧게는 일 단위에서 길게는 년 단위로 조직에서 배부하는 업무수첩에 담당하고 있는 업무의 추진 시기를 꼼꼼히 기록하고 관리한다면 이러한 일들은 발생하지 않을 것입니다. 이러한 업무 중에서 파생하여 추진해야 하는 업무들이 있다면 이들도 함께 꼼꼼하게 기록하고 점검한다면 중요한 업무들의 추진 시기를 놓치지 않고 시기에 맞게 처리하는 데 아주 큰 도움이 될 것입니다. 새내기 지방공무원들은 특정한 시점에 꼭 추진해야 하는 업무가 있다면 이를 일 단위와 년 단위로 기록하는 공간에 동시에 기록해 놓음으로써 중복하여 체크가 가능하므로 그 업무의 처리시기를 놓치는 일들이 발생하지 않을 것입니다. 이러한 일련의 과정으로 업무수첩에 담당하고 있는 업무의 추진 시기를 기록하고 이를 수시로 점검하는 습관을 기르는 것이 새내기 지방공무원 시절부터 익혀야 할 업무에 대한 습관이라고 할 수 있겠습니다.
새내기 지방공무원들은 연초에 업무일지를 작성할 때 담당하고 있는 업무의 처리시기를 판단하기 어려운 업무들이 있으면 꼭 팀장이나 부서장과 상의하여 업무들의 적정한 처리시기를 결정하여야 합니다. 추진 시기가 비슷한 업무들의 처리시기와 우선순위를 판단하기 곤란한 경우에도 관리자들에게 꼭 문의한 다음 이에 대한 명확한 지침을 받고 업무처리의 우선순위를 결정한 이후에 이를 업무수첩에 기록하고 관리하여야 하겠습니다. 이러한 자세로 근무하게 되면 업무마다 처리시기에 맞게 추진할 수 있어서 추진 시기로 인하여 발생할 수 있는 스트레스를 줄이는 방법이 될 수도 있을 것입니다. 그런데 새내기 지방공무원들은 근무한 경력이 짧아서 업무처리 시 우선순위를 고려하여 업무들을 추진하기보다는 당장 시급하게 처리해야 하는 업무를 우선으로 처리하는 경향이 있습니다. 물론 당장에 시급한 업무들을 처리하지 말라는 뜻은 아니고 시급히 처리해야 할 업무는 시급하게 처리하되 그 과정에서도 자신이 담당하고 있는 주요한 업무를 처리시기를 준수할 수 있도록 이들을 동시에 처리해야 하겠습니다. 시급히 처리해야 할 업무와 시기적으로 꼭 추진해야 할 중요한 업무가 중복되어 어려움이 있다면 팀장이나 부서장에게 보고하여 업무 처리시기의 조정이 가능한지 상의해 보고 조정이 어렵다면 다른 팀원들의 협조를 받아서 그 업무들을 처리하면 될 것입니다. 부서에서 중요한 업무는 팀장이나 과장들이 먼저로 관심을 가지고 추진상황들을 점검하겠지만 팀장이나 부서장들이 각종 회의 참석 등으로 바쁜 경우 부서에서 중요한 업무의 처리시기를 놓치는 경우들이 가끔 발생하곤 합니다. 이러한 실수를 방지하고 정상으로 업무들을 추진하기 위해서는 담당자마다 업무수첩에 업무의 처리시기를 꼼꼼하게 기록하고 이를 수시로 확인하는 노력을 기울인다면 아마도 업무처리시기에 대한 문제로 고민하거나 어려움을 겪는 일은 없을 것입니다.