공무원 시기 별 업무 : 새내기 시기(봄)9
계획서 작성
지방자치단체에 입문한 새내기 지방공무원들이 특히 어려움을 느끼는 것은 계획서를 바르게 작성하는 것인데 계획서는 지방공무원들이 업무를 추진하기 위하여 작성하는 일반적인 문서이지만 새내기 지방공무원들은 관리자들이 계획서를 작성하여 제출하라는 업무지시를 받으면 계획서 작성 방법을 잘 몰라서 많은 부담감을 느낀다고 자주 이야기하고 있습니다. 특히 기존에 추진하던 업무가 아니고 새롭게 추진하는 업무에 관한 계획서를 작성하는 일을 더욱 어렵게 생각하는 경향이 있습니다. 새내기 지방공무원들도 담당업무를 추진하는 과정에서 계획서를 작성하여 보고하는 것이 필요할 때가 많이 있을 것입니다. 그런데 지방공무원으로 근무한 경험이 짧은 새내기들이 계획서를 작성해 본 경험들이 적어서 이를 제대로 작성하지 못해 어려워하는 것이 현실입니다.
지방공무원으로 근무한 기간이 오래된 주무관도 계획서 작성하여 보고하라는 업무지시를 받으면 이들도 신규사업의 경우에 상당한 부담감을 가지고 계획서들을 작성하고 있다고 자주 이야기하고 있습니다. 그러므로 새내기 지방공무원들이 담당업무에 관한 계획서를 적기에 수립하지 못하고 작성 시기를 놓쳐서 담당업무를 시기에 맞게 시행하지 못하여 민원이 발생하여 지방자치단체의 신뢰를 추락시키는 일들이 가끔 발생하곤 합니다. 따라서 새내기 지방공무원들은 담당하고 있는 업무들에 관한 계획서들을 추진 시기에 맞게 작성하는 것이 무엇보다도 중요하다고 하겠습니다.
필자도 20대 후반에 7급 공무원으로 시작하였는데 당시 과장님께서 계획서를 작성해 보고하라고 업무지시를 하면 계획서를 어떻게 작성해야 하는지 방법들을 잘 몰라서 어려움을 겪었던 기억이 나고 선배 지방공무원들에게도 혼이 났던 기억들이 있습니다. 그 당시에는 계획서를 어떻게 작성하면 되는지 구체적으로 알려 주는 선배 지방공무원이 없었던 것으로 기억하고 있는데 지금도 그 당시를 생각해 보면 조금은 안타깝다는 생각이 듭니다. 당시에 부서에는 선배 지방공무원들이 많았음에도 불구하고 후배가 계획서 작성으로 어려움에 있다는 사실을 누구보다도 잘 알고 있었음에도 처음에는 누구나 겪는 과정이라는 상식적인 이야기만 하고 계획서 작성 방법에 관하여 구체적으로 지도해 주는 선배 지방공무원은 없었습니다.
선배 공무원의 지도
필자도 새내기 지방공무원 시절에 계획서 작성 방법에 대하여 고민하다가 지방자치단체에서 기획업무를 담당하고 있는 부서에서 시달되는 계획서들을 체계적으로 분류하고 계획서의 작성유형과 형식들을 분석하기 시작했습니다. 이러한 과정을 거쳐서 기획부서에서 시달되는 계획서들을 분석한 결과 꼭 일치하지는 않았지만 대략 3~4가지 유형으로 분류를 할 수가 있었습니다. 계획서들을 유형별로 분류한 다음에 나름대로 계획서 작성의 틀을 만들어 함께 근무하던 과장님께 검토를 요청하였습니다. 그 당시 함께 근무하던 과장님께서는 업무로 상당히 바쁘셨음에도 불구하고 계획서 작성 형식과 계획서 작성 시에 유의할 사항 등 계획서 작성에 관한 많은 조언을 해 주셨던 기억이 지금도 생생하게 납니다. 이러한 일을 계기로 과장님과는 업무적으로 아주 친해지는 계기가 되었고 개인적으로 애로사항이 있다면 무슨 일이든 편하게 상담도 드리고 조언을 구하였습니다. 그 당시에 함께 근무했던 과장님께서는 그 지방자치단체에서 기획통으로 소문이 자자하시고 아주 인자하셨던 분이셨습니다. 과장님의 따뜻하고 자상한 업무지도가 후일에 나의 공직생활에 많은 도움이 되었고 지금까지도 매우 감사하게 생각하고 있습니다.
당시 과장님께서 강조하시던 내용은 지방공무원이 작성하는 계획서는 단순한 보고용을 제외하고 계획서를 작성하는데 근거가 되는 법령을 우선 검토한 이후에 문제가 없으면 계획서를 현장에서 즉시 시행하는 데에 아무런 문제가 없는지 자세하게 검토하라고 알려 주셨습니다. 둘째 지방자치단체에서 생산되는 계획서들은 예산집행을 수반하는 업무들이 대부분이므로 계획서들을 작성하는 경우 예산이 수반하는 업무는 재원 조달 방안이 있는지 상세한 검토가 필요하다고 하셨습니다. 셋째로 재원 조달이 가능하다면 어떻게 집행할 것인지를 구체적으로 계획서에 명시하면 실제로 현장에서 곧바로 적용이 가능한 실질적인 계획서가 수립된다고 조언을 해 주셨습니다. 많은 세월이 흐른 지금도 당시 과장님께서 알려 주신 방법이 아주 간결하면서도 지방공무원으로 근무하는 동안에 많은 도움이 되었기에 후배 지방공무원들에게도 이 방법을 전수해 주려고 합니다. 당시 과장님께서 알려 주시는 내용에 내가 약간의 내용을 가미한 정도이지만 혹시 계획서 작성에 어려움을 겪는 후배 지방공무원들이 있으면 이를 참고하여 계획서를 작성하면 좋겠습니다.